Czym jest Plan Kontroli?

Warto zacząć od tego, czym właściwie jest Plan Kontroli. To dokument, który umożliwia kontrolowanie całego procesu produkcji w firmie. Monitorowanie tych działań zwiększa efektywność oraz pozwala w jakimś stopniu na zaoszczędzenie na wydatkach. Posiadając Plan Kontroli, łatwiej trzymać się założonych postanowień i celów i nie powracać do dawnych (nie zawsze dobrych) działań, a także zapewnić taką jakość produkcji, która jest zgodna z wymaganiami klientów. W tym dokumencie dokładnie opisuje się działania, dotyczące każdej części procesu. Stworzenie dobrego Planu Kontroli wymaga odpowiedniego szkolenia.

Firmy, które muszą przygotować i pracować zgodnie z Planem Kontroli

Każde przedsiębiorstwo, które zajmuje się produkcją, powinno mieć opracowany Plan Kontroli. Dotyczy on więc głównie branż przemysłowych, ale nie tylko. Wypadałoby, aby Plany Kontroli były opracowane nawet przez firmy zajmujące się handlem czy budownictwem.

Plan Kontroli nie powinien być traktowany jako dokument utrudniający pracę. Można czerpać z niego także wiele korzyści. Są to m.in.:

• możliwość ulepszenia produkcji – poprzez systematyczne śledzenie zmian i testowanie nowych sprzętów;
• zaangażowanie pracowników – działanie wg Planu Kontroli dba o to, aby pracownicy zwracali uwagę na jakość wytwarzanych produktów;
• zaufanie klienta – dbanie o swoją produkcję przynosi w efekcie zadowolonego klienta, który będzie regularnie kupować oferowany towar i polecać go innym.

Jak przygotować tę dokumentację?

Korzystne dla Planu Kontroli oraz dla pracowników jest tworzenie dokumentacji wspólnymi siłami. Różnorodność pracowników w zespole – uwzględnienie zarówno osób z produkcji, jak i części kierowniczej – pozwoli na wzięcie pod uwagę różnych elementów. Jak już zostało wspomniane wcześniej – konieczne jest, aby pracownicy byli przeszkoleni z tworzenia tego dokumentu. Wszystkie znajdujące się w nim dane powinny jasno określać zasoby potrzebne do produkcji oraz procesy, które będą w jej trakcie zachodzić. Należy też wspomnieć o przestrzeganych przepisach i stosowaniu się do konkretnych procedur.

Plan Kontroli może się czasem różnić w zależności od charakteru przedsiębiorstwa, ale podstawowe elementy powinny się pojawić w tym dokumencie zawsze. Oprócz podstawowych danych informacyjnych o firmie w planie powinny pojawić się następujące dane:

Zastosowanie

Konkretne informacje dotyczące zastosowania opisywanej produkcji. Część ta spełnia głównie funkcję informacyjną i jest miejscem na przedstawienie korzyści projektu.

Cele:

To niezwykle ważne miejsce dokumentu. Wypisanie wszystkich celów, które ma spełniać produkcja pozwala na realne śledzenie swoich postępów i trzymania się określonego sposobu ich realizacji. Cele mogą być określone ilościowo lub jakościowo.

Zarządzanie produkcją:

W tej części dochodzi do sformułowania sposobów zarządzania jakością produkcji, tego jakie będą jej poszczególne etapy. To również miejsce na opisanie wszystkich parametrów technicznych dotyczących projektu.

Obowiązki pracownicze:

Wypis obowiązków i odpowiedzialności pracowników oraz kierownictwa w procesie produkcji. Warto również uwzględnić konieczne dodatkowe szkolenia pracowników i umiejętności, które powinni posiąść.

Monitorowanie:

Opisanie sposobów na monitorowanie postępów oraz jakości pracy. Warto umieścić informację dotyczącą tego, jakie parametry będą uznawane za akceptowalne.

Zarządzanie dokumentacją:

Dane dotyczące tego, jakie dokumenty muszą być składowe oraz w jaki sposób prowadzone, przez kogo ta dokumentacja ma być prowadzona i przez kogo zatwierdzana.

Audyty:

Ustalenie zakresu i terminów kontrolowania jakości, można wskazać jednostkę, która będzie odpowiedzialna za przeprowadzenie audytu.

Zarządzanie rozbieżnościami:

Warto być przygotowanym na ewentualne niezgodności i opisać proces postępowania w razie ich zaistnienia oraz wyznaczenie osoby decyzyjnej.

Zarządzanie ryzykiem:

Podobna sytuacja jak w punkcie wyżej. Konieczne jest opisanie możliwego ryzyka i sposobów na radzenie sobie z nim. Należy dobrze znać swój projekt, aby móc przewidzieć, jakie niebezpieczeństwa ze sobą niesie.

Dodatki:

W Planie Kontroli oprócz podstawowych treści powinny też znaleźć się obiekty graficzne, takie jak wykresy czy diagramy, które ułatwią przedstawienie niektórych danych.

Plan Kontroli to pomoc w dobrym prowadzeniu produkcji

Umieszczenie wszystkich tych danych w Planie Kontroli daje szansę na rozpoczęcie bezpiecznej pracy oraz regularne kontrolowanie postępu. Mając zatwierdzony ten dokument, możliwe jest przystąpienie do produkcji.