Pracodawcy zatrudniający w swojej firmie pracowników muszą pamiętać o tym, że ciążą na nich pewne obowiązki, które muszą w związku z tym wypełniać. Jednym z takich obowiązków jest ewidencjonowanie czasu pracy. Nie jest to łatwe zadanie i wymaga ono sporej wiedzy i umiejętności. Z tego względu, aby przyspieszyć i ułatwić ten proces stosuje się system RCP, który jest pewnego rodzaju narzędziem informatycznym pomagającym w rozliczaniu czasu pracy pracowników. Warto korzystać z tego systemu w swojej firmie jednak, aby robić to w odpowiedni sposób, warto wiedzieć, czym dokładnie jest ten system, jakie są jego rodzaje, dlaczego jest on tak ważny, jak z niego korzystać i jakie korzyści to przynosi?
Czym jest system RCP?
System RCP to System Rejestracji Czasu Pracy, czyli zbiór różnego rodzaju narzędzi informatycznych pozwalających na kontrolowanie i zarządzanie wszystkimi zdarzeniami pracowniczymi w danej firmie. System ten umożliwia pełną kontrolę nad:
- wejściami i wyjściami pracowników,
- częstotliwością i długością przerw od pracy,
- obecnością i nieobecnością pracowników na ich stanowiskach pracy,
- spóźnieniami,
Jest to bardzo przydatne narzędzie, które znacząco pomaga przy ewidencjonowaniu, kontrolowaniu i rozliczania czasu pracy pracowników na podstawie wiarygodnych i sprawdzonych informacji. Każdy pracodawca doskonale wie, jak istotną kwestią jest prawidłowe rejestrowanie czasu pracy poszczególnych pracowników, co wykorzystuje się później przy rozliczaniu i obliczaniu wynagrodzenia. System RCP automatyzuje wiele czynności, które dotychczas musiały być wykonywane ręcznie przez pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu cały proces rejestracji czasu pracy przebiega znacznie szybciej i sprawniej, a ponadto zminimalizowane jest ryzyko popełniania jakiegoś błędu w tej kwestii.
Dlaczego system RCP jest tak ważny?
Obecnie różnego rodzaju aspekty prowadzenia własnego przedsiębiorstwa są w dużej mierze zautomatyzowane. Proces ten znacząco ułatwia wiele czynności, przyspiesza pracę i sprawia, że może być ona wykonywana bez udziału ludzi lub przy ich niewielkiej pomocy. Podobna sytuacja ma miejsce w firmach, w których wykorzystuje się system RCP. W takich przedsiębiorstwach pozwala on w dużym stopniu zautomatyzować proces rejestrowania czasu pracy pracowników zatrudnionych w danej firmie. System ten ma tak duże znaczenie, ponieważ śledzenie działań pracowników pozwala mieć lepszą kontrolę nad nimi, a tym samym nad całą firmą. Dzięki temu rozwiązaniu można całkowicie zrezygnować z list obecności w tradycyjnej formie, a ponadto uniknąć różnego rodzaju błędów w rejestrowaniu czasu pracy poszczególnych pracowników. System RCP to także wiarygodne źródło danych, których nie da się zmanipulować lub sfałszować, a dostęp do nich jest bardzo prosty i szybki.
Jak korzystać z systemu RCP?
System RCP nie jest zbyt skomplikowany, przez co wpływa to bardzo pozytywnie na sprawność i skuteczność jego działania. Podstawą jest oczywiście rejestrator, czyli urządzenie, które zajmuje się weryfikowaniem pracowników i sygnalizowaniem ich obecności na stanowisku pracy. Dzięki temu urządzeniu możliwa jest kontrola, o której godzinie pracownik zaczął pracę, kiedy ją skończył, ile miał przerw, jak długo one trwały itd. Weryfikacja i rejestracja czasu pracy możliwa jest zazwyczaj dzięki specjalnej karcie zbliżeniowej lub poprzez wpisanie kodu PIN przez pracownika. Wszelkie dane zarejestrowane przez to urządzenie trafiają następnie do specjalnej bazy danych, w której są przechowywane. Dzięki temu pracodawca nie musi się o nic martwić, ponieważ cały proces przebiega automatycznie.
Jakie korzyści przynosi korzystanie z systemu RCP?
System RCP to rozwiązanie, które sprawi się zarówno w dużej jak i w małej firmie. Wdrożenie takiego systemu znacząco usprawnia działanie firmy i zwiększa jej efektywność. Osiągnięcie takich korzyści możliwe jest poprzez zapewnienie lepszej kontroli nad pracownikami, zautomatyzowanie procesu rejestrowania czasu pracy, zoptymalizowanie procesu rozliczania czasu pracy, zapewnienie zgodności z przepisami pracy, eliminowanie błędów, możliwość szybkiego generowania potrzebnych raportów, stały dostęp do aktualnych danych i wiele więcej. To sprawia, że system RCP jest rozwiązaniem, z którego warto korzystać, bez względu na wielkość danej firmy czy też branżę, w jakiej ona działa.