Monitoring wizyjny w pracy a ochrona danych osobowych

Monitoring wizyjny w miejscu pracy służy ochronie mienia pracodawcy, zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom, a także sprawowaniu nadzoru nad produkcją.

Zasady jego stosowania reguluje Kodeks pracy, ale nie tylko. Ze względu na fakt nagrywania obrazu, na którym pojawiają się wizerunki pracowników, obowiązują tutaj również przepisy RODO. Europejska Rada Ochrony Danych przyjęła wytyczne 3/2019  dotyczące przetwarzania danych osobowych, które regulują korzystanie z monitoringu wizyjnego. Zaleca się w nich wybór technologii sprzyjających zachowaniu bezpieczeństwa osób poddanych monitoringowi w miejscu pracy. Obszarem objętym nadzorem może być zakład pracy lub teren wokół niego, a pracodawca jest zobowiązany do określenia celu, dla którego ma on być prowadzony.

Warunki, które musi spełnić pracodawca korzystający z monitoringu wizyjnego

Obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie pracownikom informacji o objęciu zakładu i terenu wokół niego monitoringiem wizyjnym oraz określenie celu takich działań. Z artykułu 13 RODO wynika także konieczność poinformowania osoby zainteresowanej o okresie przetwarzania danych, a także wskazanie ich odbiorców, co może być istotne w przypadku dochodzenia jakichkolwiek roszczeń pracowników związanych z nieprawidłowym przetwarzaniem danych, czy ich przechowywaniem.

Kodeks pracy zobowiązuje również pracodawcę do oznaczenia w sposób widoczny pomieszczenia i terenu poddanego monitoringowi na dzień przed jego uruchomieniem. Takie informacje w postaci tablic i piktogramów powinny być widoczne i zainstalowane na stałe w pobliżu tego miejsca.

Informuje się na nich o tym, kto i w jakim celu oraz na jakich podstawach prawnych prowadzi monitoring wizyjny, a także  podane są dane kontaktowe IOD, czyli inspektora ochrony danych, pełniącego rolę pośrednika między administratorem, a osobami poddanymi monitoringowi, których dane są przetwarzane. Jego osoba ma przyczyniać się do efektywniejszego wykonywania przepisów RODO.

W przypadku naruszeń przepisów RODO pracownicy mogą zwrócić się do IOD w celu pozyskania informacji o prawach osób poddanych monitoringowi, wynikających z przepisów RODO. Ważne jest, aby obserwacji poddany był obszar niezbędny do uzyskania określonego przez pracodawcę celu. Nie może być on stosowany do oceny pracy zatrudnionych w zakładzie osób, kontroli ich zachowań oraz czasu pracy, bo narusza to ich prywatność. Pracodawca, stosując monitoring wizyjny w miejscu pracy, jest zobowiązany do przestrzegania prawa, chroniącego prywatność pracowników.

Czego nie wolno monitorować i rejestrować?

Podczas monitorowania określonego obszaru zakładu pracy, nie wolno rejestrować dźwięku, co wyraźnie reguluje prawo i wskazuje jako naruszenie prywatności, które może skutkować odpowiedzialnością nie tylko administracyjną, ale nawet karną. Podczas zapisu dźwięku może dojść do ujawnienia danych wrażliwych, które podlegają ochronie prawnej.

W kodeksie pracy wyraźnie określono miejsca nie podlegające monitoringowi wizyjnemu. Są to łazienki, szatnie, stołówki, jak również pomieszczenia socjalne. Wyjątkiem pozostaje tu działanie w określonym celu i nie naruszające godności pracowników, dzięki technikom uniemożliwiającym określenie ich tożsamości.

Poddanie monitoringowi tychże pomieszczeń wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej, jeśli działa ona w zakładzie pracy, albo przedstawicieli osób pracujących w firmie. Poza tym pomieszczenia zakładowej organizacji związkowej nie mogą być poddane obserwacji. Obowiązkiem pracodawcy według artykułu 15 ust. 1 RODO jest udostępnienie nagrań z monitoringu na żądanie pracownika w postaci ich kopii.

Jak przechowywać nagrania?

Nagrania z monitoringu wizyjnego przechowywane są w postaci cyfrowego zapisu na serwerze, często jako nadpis, nie dłużej niż przez okres trzech miesięcy od momentu nagrania. Po upływie tego terminu pracodawca jest zobowiązany je usunąć. Wyjątkiem pozostają sytuacje, gdy stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonych w sprawie lub pracodawca pozyskał wiedzę świadczącą o tym, że mogą one stanowić taki dowód.

Pracodawca, decydując się na monitoring wizyjny w miejscu pracy, zobowiązany jest do przestrzegania prawa zapisanego w Kodeksie pracy i ustawie o RODO.