Przyczyną, która najczęściej powoduje, że przedsiębiorcy poszukują inspektora ochrony danych osobowych jest brak specjalistycznej wiedzy oraz braki kadrowe. Umowa outsourcingowa obecnie jest najlepszym i najtańszym rozwiązaniem związanym z ochroną danych osobowych w stosunku do zatrudnienia pracownika na etacie w firmie.
Inspektor Ochrony Danych Osobowych – co to takiego?
IOD związane jest przede wszystkim z analizą przechowywanych danych osobowych oraz ich zgodnością z zasadami RODO. Obowiązki jakie powierzane są inspektorowi mogą być problemem dla przedsiębiorstw, które nie mają doświadczenia w dziedzinie ochrony danych osobowych. Dla tego typu firm, które nie posiadają kompleksowej wiedzy w tym temacie jednym z dobrych rozwiązań jest umowa outsourcingowa związana z administracją tymi danymi.
W ramach outsourcingu oraz współpracy IOD jest odpowiedzialny za nadzór nad ochroną danych osobowych oraz zgodnością ich przechowywania
z obowiązującymi przepisami prawnymi wymaganymi w kraju jak i na świecie. Osoba pełniąca funkcję Inspektora Danych Osobowych powinna posiadać kompleksową wiedzę z zakresu informatyki, ochrony danych oraz bezpieczeństwa informacji.
Wdrażanie usług outsourcingu w administracji danymi osobowymi
Proces, który rozpoczyna współpracę w ramach outsourcingu nazywany jest audytem bezpieczeństwa danych osobowych. Podczas wykonywania tego typu działań sprawdzana jest aktualna sytuacja związana z bezpieczeństwem i przechowywaniem danych w przedsiębiorstwie. Kolejno opracowuje się plan działania, który ma na celu doprowadzenie systemu ochrony danych osobowych do poziomu, który będzie zgodny z wytycznymi związanymi z przepisami prawa. Kompleksowa usługa IOD powinna składać się z działań proaktywnych oraz reaktywnych. Optymalizacja procesów ochrony przechowywanych danych pozwala utrzymać odpowiedni ich poziom dla potrzeb danej firmy.
Zalety outsourcingu IOD
Główną zaletą tego typu rozwiązań jest brak konieczności prowadzenia skomplikowanej dokumentacji związanej z ochroną oraz przechowywaniem danych osobowych. Procedury związane z tematyką ochrony danych są stosunkowo proste, jednak dla firm, które nie miały nigdy wcześniej z tym styczności może okazać się to piętą Achillesową, ponieważ może to pochłaniać zbyt dużo czasu oraz energii pracowników.
Kiedy zdecydować się na współpracę z IOD?
Prawo obowiązujące w kraju oraz przepisy wynikające z RODO jak i Urzędu Ochrony Danych Osobowych ściśle określają kiedy przedsiębiorstwo potrzebuje powołać się na opinię i pomoc inspektora. Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do przeprowadzenia audytu oraz modernizacji systemy ochrony danych osobowych to przede wszystkim:
- Organy publiczne (nie dotyczy sądów)
- Administratorzy danych, które służą do monitorowania określonych osób oraz przetwarzają dane,
- Administratorzy wrażliwych danych należących do szczególnie istotnych.
Nawet jeżeli przedsiębiorstwo spełnia wszelkie wymogi związane z RODO zaleca się zatrudnienie lub odpowiednie przeszkolenie osoby na stanowisku inspektora danych osobowych. Przepisy związane z ich ochroną obowiązują najczęściej przez kilka lub nawet kilkanaście lat, a zatrudniona osoba na stanowisku inspektora pomoże uchronić się firmie
w przyszłości w zakresie ochrony danych osobowych.
W przypadku wystąpienia nieprawidłowości podczas nieplanowanej kontroli może dojść do sytuacji gdzie nałożona zostanie grzywna. Niestety nie są to jedyne negatywne skutki występowania błędów w ochronie danych osobowych. Należy liczyć się także z negatywną relacją prasową, zwolnieniami pracowników oraz utratą partnerów biznesowych, ponieważ nikt nie będzie chciał współpracować z firmą, która nie potrafi zadbać o dobro danych swoich klientów.
Decydując się na outsourcing IOD firma ma gwarancję, że dane o pracownikach i klientach będą prawidłowo chronione oraz unikną odpowiedzialności karnej w przypadku niewłaściwego sposobu zarządzania informacjami. Jest to niezwykle ważne, ponieważ skutki błędnego zarządzania przechowywanymi danymi mogą być destrukcyjne dla przedsiębiorstwa.
W skrajnych przypadkach może dojść do procesów sądowych pomiędzy interesantami, których dane wyciekły co oznacza, że trzeba będzie pokryć zarówno koszty sądowe jak i opłacić odszkodowanie dla przedsiębiorstw, których dane zostały utracone. Outsourcing funkcji IOD pozwala przede wszystkim zminimalizować koszty oraz zredukować ryzyko komplikacji związanych z wyciekami informacji praktycznie do zera. Firma, która podejmuje się umowy outsourcingowej w zakresie IOD bierze na siebie całą odpowiedzialność za przetwarzanie danych oraz ich ochronę.