Flow chart – przejrzysty sposób na przedstawienie kolejnych elementów procesu


Prowadzenie przedsiębiorstwa oznacza podejmowanie kroków, które mają na celu usprawnienie całego procesu produkcji, a co się z tym wiąże – zwiększenie kontroli nad jakością. Gotowe systemy zarządzania jakością umożliwiają przedstawienie wszystkich procesów w prostej i zrozumiałej dla wszystkich formie. Dzięki temu łatwiej jest wyłapać różnego rodzaju błędy na każdym etapie funkcjonowania firmy. 

Jednym z często wykorzystywanych przez przedsiębiorców schematów usprawniających wszystkie podejmowane działania jest schemat Flow Chart. Czym właściwie jest Flow Chart i gdzie znajdzie swoje zastosowanie? Dlaczego warto wykorzystać schemat Flow Chart? 

Charakterystyka schematu Flow Chart 

Flow Chart dla wielu osób jest trudny do opracowania. Jednakże nie ma w tym nic trudnego, jeśli dobrze zrozumiemy czym właściwie Flow Chart jest i w jakich momentach można z niego korzystać. Schemat Flow Chart uznawany jest za jeden z podstawowych, a zarazem najważniejszych narzędzi wykorzystywanych do kontrolowania jakości w przedsiębiorstwie. Flowcharty przybierają niejako formę szczegółowej prezentacji, w treści której można zawrzeć wszystkie niezbędne informacje. 

Zaletą schematu Flow Chart jest fakt, iż jest on przygotowywany i przedstawiany w formie graficznej. W ten sposób rozpisane schematu wszystkich zachodzących procesów są jasne i czytelne dla każdego. Dokładność obrazowania w schemacie Flow Chart to jednak nie tylko łatwiejsze przedstawienie wszystkich procesów na produkcji. Dzięki temu możliwe jest podzielenie pracy na mniejsze etapy, co pozwala na ich dokładniejszą weryfikację pod kątem poprawności i wystąpienia ewentualnych błędów. 

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na przedstawienie danych w formie obrazowego schematu Flow Chart. W jakich dziedzinach sprawdzą się flowcharty i kto powinien je wykorzystać do poprawy zarządzania jakością? 

Gdzie wykorzystać schemat Flow Chart? 

Schemat Flow Chart w zarządzaniu określany jest również mianem diagramu przepływu procesu, schematem blokowym czy kartą przepływu. W niektórych sektorach stosuje się również określenie mapy przebiegu procesu. Pomimo odmiennych nazw, oznaczają to samo – poukładaną sekwencję wszystkich kroków procesów, co pozwala na jego dokładnego zaprezentowanie (w szczególności przebiegu). 

Z racji tego, że flowcharty obrazują w sposób graficzny wszystkie procesy od momentu ich rozpoczęcia aż do zakończenia, znajdują swoje zastosowanie w każdej branży. W szczególności popularne są w przedsiębiorstwach specjalizujących się w produkcji, gdzie możliwe jest lepsze zarządzanie jakością. Schemat Flow Chart sprawdzi się także w działach odpowiedzialnych za jakość, w logistyce czy w pracy przy współpracy i obsługi klienta. 

Zalety wykorzystania schematu Flow Chart 

Pomimo skomplikowanej nazwy, przygotowanie schematu Flow Chart nie powinno stanowić żadnej trudności. Proces tworzenia schematu jest podzielony na kilka etapów. Samo mapowanie procesu musi być przejrzyste, a także przedstawiać faktyczną sytuację i to, kto jest odpowiedzialny za podejmowane kroki. Tylko w ten sposób można w pełni kontrolować cały proces i wprowadzać ewentualne ulepszenia, aby eliminować powstające nieprawidłowości. 

Tworzenie pełnego flowchartu zamyka się w 7 podstawowych etapach: 

  1. Zdefiniowanie całego procesu przez osoby odpowiedzialne;
  2. Weryfikacja wszystkich zachodzących procesów i wskazanie miejsc, które wymagają modernizacji; 
  3. Uporządkowanie wszystkich etapów procesu; 
  4. Weryfikacja zgodności wszystkich wymienionych etapów procesów, aby określić czas i cel ich realizacji (z uwzględnieniem wydajności); 
  5. Weryfikacja zgodności i rozpoczęcie rysowania przepływu procesu; 
  6. Obserwacja oraz rozmowa z osobami odpowiedzialnymi za wykonanie procesu, wprowadzenie poprawek; 
  7. Weryfikacja procesu z organami nadzorującymi.

Programy do tworzenia flowchartów 

Szkolenie z zakresu tworzenia schematów Flow Chart to nie tylko poznanie zasad przygotowania wszystkich danych. Jest to także sposób na naukę tworzenia precyzyjnych dokumentów i sposobów zapisu informacji, włącznie z obsługą dedykowanych programów

Jednym z popularniejszych programów przeznaczonych do tworzenia mapowania procesu jest Lucidchart czy miro. Oba programy, przy znajomości podstawowych zasad tworzenia schematu Flow Chart są bardzo proste w obsłudze, a wszystkie funkcje – intuicyjne. W pakiecie obu programów otrzymujemy możliwość tworzenia dedykowanych diagramów mapowania, a także wizualizacji zebranych danych. Ciekawą propozycją jest również program Microsoft Visio, doskonale sprawdzający się w przypadku pracy na komputerach z oprogramowaniem Windows.