Terminy „rachunek” i „paragon” często używane są przez konsumentów zamiennie, a „faktury” i „paragony” często są ze sobą mylone. W praktyce jednak wszystkie trzy terminy określają inny rodzaj dowodu księgowego, a więc pełnią inne funkcje i mogą być zastosowane wyłącznie w określonych sytuacjach. O ile sytuacja podatników objętych podatkiem VAT jest dość jasna, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą zastanawiać się jaki dokument sprzedaży będzie dla nich najwygodniejszą formą rozliczeń. Jakie są różnice pomiędzy fakturą, paragonem i rachunkiem i którą formę dowodów księgowych warto wybrać prowadząc własną działalność gospodarczą?
Kiedy należy wystawić fakturę?
Wystawienie faktury jest obowiązkiem dla przedsiębiorców będących podatnikami VAT. Faktura stanowi dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi i może być wystawiona zarówno dla kontrahenta będącego firmą, jak i konsumenta (na prośbę nabywcy). Fakturę może wystawić także przedsiębiorca nie będący podatnikiem VAT (zwolniony z podatku) – opcja taka jest dostępna na żądanie kontrahenta, ale także dla własnej wygody, zamiast rachunku.
Faktura, oprócz ilości zakupionych towarów, ich wartości i sumy należnej wyszczególnia wartości i kwoty podatków należnych za każdy towar. W przypadku faktur bez VAT, w polu stawki podatku pojawia się „zw”, świadczący o prowadzeniu sprzedaży zwolnionej z obowiązku odprowadzania podatku VAT. Każda faktura jest sporządzana według ściśle określonego schematu, musi zawierać informacje określone w ustawie o podatku VAT, a w przypadku faktury zwolnionej także informację o podstawie zwolnienia.
Rachunek czy paragon – różnice w dowodach księgowych
Przed wprowadzeniem możliwości wystawiania faktur przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT, osoby prowadzące tego typu działalność gospodarczą (przedsiębiorcy nie posiadający czynnego statusu podatnika VAT) miały obowiązek wystawiania rachunków. Obecnie nievatowiec może, ale nie musi dokumentować swojej sprzedaży za pomocą rachunków.
Jeśli zdecyduje się na rozliczanie sprzedaży za pomocą rachunków, kontrahent będzie miał prawo zażądania wystawienia faktury do rachunku w terminie 3 miesięcy od miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż. Podatnik VAT nie ma możliwości wystawiania rachunków.
Rachunki często mylone są (szczególnie przez konsumentów) z paragonem – dokumentem sprzedaży wystawianym wyłącznie w stosunkach z konsumentami przy pomocy kasy fiskalnej. Paragon wystawiany jest przy każdej transakcji, w której kontrahentem jest konsument, choć ten ma również prawo do zażądania wystawienia faktury do paragonu. Paragony mogą być wystawiane przez vatowców i nievatowców, ale nie mogą być wystawiane dla firm/kontrahentów, jako że paragon nie jest dokumentem księgowym możliwym do wykorzystania w ewidencji wydatków.
Którą formę dowodów księgowych wybrać, prowadząc własną działalność?
Prowadząc własną działalność gospodarczą można mieć pewną swobodę co do wyboru formy ewidencjonowania sprzedaży, szczególnie w przypadku prowadzenia działalności zwolnionej z opodatkowania VAT. Tzw. nievatowcy mogą korzystać w rozliczeniach z faktur, rachunków z obowiązkiem wystawienia faktury na żądanie kontrahenta oraz paragonów, jeśli sprzedaż prowadzona jest na rzecz konsumentów.
Która z form jest najkorzystniejsza dla firmy? Wiele zależy przede wszystkim od sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz łatwości posługiwania się konkretnymi dokumentami. Podatnicy objęci podatkiem VAT nie mają wyboru – w relacjach z kontrahentami zawsze wystawiają faktury, a w relacjach z konsumentami obowiązują ich paragony.
Dla firm zwolnionych z VAT, faktura wydaje się być obecnie wygodniejszym rozwiązaniem, niezależnie od tego czy żąda jej kontrahent czy też nie. Korzystając z dostępnych online programów do fakturowania, procedura wystawienia faktury bez VAT jest wyjątkowo prosta i wymaga wypełnienia jedynie odpowiednich pól oraz wyboru podstawy zwolnienia z VAT. Firmy takie nie będą miały też problemu z kontrahentami żądającymi faktur, gdyż każdy wystawiony dokument sprzedaży będzie fakturą – z perspektywy organizacyjnej jest to ograniczenie ilości koniecznych do wystawienia dokumentów oraz pilnowania terminów, w których faktury do rachunków mogą zostać wystawione.