Dlaczego warto zdecydować się na fakturowanie online?


Nieodłączną częścią prowadzenia własnej działalności jest konieczność wystawiania faktur. Dawniej faktury te wystawiane były w formie papierowej, co sprawiało, że konieczne było wyznaczenie odpowiedniego miejsca na ich przechowywanie, a znalezienie czegokolwiek w tak dużej ilości papieru często było bardzo żmudnym zajęciem.

Na szczęście obecnie dzięki rozwojowi technologii mamy możliwość tworzenia faktur w wersji elektronicznej. Takie rozwiązanie jest zdecydowanie prostsze i szybsze, a jednocześnie niesie za sobą wiele korzyści. Z tego względu warto wiedzieć, czym dokładnie jest fakturowanie online, co musi zawierać faktura w wersji elektronicznej i jakie są korzyści z tworzenia faktur w tej formie?

Czym jest faktura online?

Jak stanowi Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, faktura elektroniczna to faktura otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Tworzenie faktur w takiej formie jest zdecydowanie prostsze i szybsze od tradycyjnej formy papierowej.

Dodatkowo elektroniczny obieg faktur pozwolił na wprowadzenie dodatkowych narzędzi kontroli i ujednolicenia spraw związanych z fakturami VAT. Dzięki temu dużo łatwiejszy i sprawniejszy sposób można dokonywać analiz i sprawdzać poprawność wystawianych faktur. Dla przedsiębiorców również jest to spore ułatwienie, ponieważ wszelkie faktury mogą oni przechowywać na dysku komputera, to znacząco ułatwia dostęp do nich.

Co musi zawierać faktura online?

Według obowiązujących przepisów faktura powinna zawierać takie dane jak:

  • datę wystawienia faktury,
  • numer identyfikacyjny faktury zgodne z przyjętym zapisem,
  • datę dostawy,
  • sposób zapłaty na przykład przelewem,
  • termin płatności,
  • dane sprzedawcy i nabywcy (nazwę lub imię, nazwisko, adres, NIP),
  • nazwę towaru lub usługi,
  • liczbę wykonanych usług lub sprzedanych produktów,
  • cenę jednostkową netto,
  • wartość jednostkową brutto,
  • stawkę VAT,
  • wartość netto, VAT i brutto,
  • końcową sumę do zapłaty brutto,
  • ogółem kwota należności wyrażoną słownie,
  • nr rachunku bankowego,
  • może posiadać adnotację bez podpisu odbiorcy,
  • wskazanie osoby upoważnionej do wystawiania faktury VAT.

Łatwiejsze i bezpieczniejsze przechowywanie faktur

Jednym z problemów występujących podczas wystawiania faktur formie papierowej, było ich przechowywanie. Trzeba było robić to w odpowiedni sposób i dbać o to, aby faktury nie uległy zniszczeniu lub nie dostały się w niepowołane ręce. W przypadku większych firm ilość tych faktur mogła być naprawdę ogromna, co utrudniało ich przechowywanie i ewentualne odnajdywanie konkretnych faktur, gdy było to potrzebne. Obecnie dzięki fakturowaniu online problemy te zniknęły, ponieważ wszystkie faktury mogą być przechowywane na dyskach lub też w chmurze. Rozwiązanie to jest znacznie łatwiejsze do realizacji, a oprócz tego zapewnia dużo większe bezpieczeństwo danych. Szyfrowanie danych i odpowiednie systemy ochrony, pozwalają bardzo skutecznie zabezpieczyć wszelkie faktury przed ich utratą lub dostaniem się w niepowołane ręce. To sprawia, że pod względem bezpieczeństwa, fakturowania online jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż faktury w formie papierowej.

Automatyzacja i customizacja

Sporą zaletą fakturowania online jest również możliwość automatyzacji i customizacji. Tworzenie faktur i zarządzanie nimi to zazwyczaj bardzo żmudna i czasochłonna praca. Obecnie wykorzystując w tym celu prosty program do faktur, można znacząco przyspieszyć sobie pracę poprzez zautomatyzowanie części procesów.

Ttego typu oprogramowanie pozwala w dużo łatwy sposób zarządzać wszelkimi fakturami, a oprócz tego również w bardzo prosty i szybki sposób je customizować. Możemy w dowolny sposób zmieniać wygląd faktur, dodawać lub usuwać kolejne rubryki i wprowadzać różnego rodzaju zmiany, a wszystko to za pomocą specjalnego oprogramowania.

Ekologia

W kwestii fakturowania warto również pamiętać o ekologii. Wystawianie faktur w formie papierowej pochłania ogromne ilości papieru, do którego produkcji konieczne jest ścinanie drzew. Patrząc na ilość faktur, jakie wystawia się w firmach na całym świecie, ilość papieru, jaki wykorzystywany w tym celu jest naprawdę ogromna. Z tego względu korzystając z takich rozwiązań jak fakturowanie online, można zrezygnować z wykorzystania papieru w tym celu i znacząco zredukować jego zużycie. Zmniejszając zapotrzebowanie na papier, zmniejszamy również ilość drzew, które zostają ścięte w celu jego wyprodukowania. Takie działanie ma więc bardzo pozytywne skutki pod względem ekologii.