Certyfikacja różnych aspektów działalności przedsiębiorstw stanowi dziś element wyróżniający poszczególne firmy na tle konkurencji, podkreślając ponadprzeciętny charakter podejmowanych przez nie działań. Normy, do których certyfikuje się poszczególne obszary działalności mogą obowiązywać zarówno w skali europejskiej, jak i międzynarodowej, przy czym te drugie – normy ISO, stanowią dziś wyznacznik najwyższej jakości firm. Proces wdrażania norm w firmie prowadzący do certyfikacji składa się z kilku etapów, podczas których firma powinna skupić się na przyjęciu optymalnego modelu doskonalenia swoich procesów i osiągnąć pożądaną płynność w realizacji założonych wartości i standardów, nie odbiegających od tych wymienionych w przyjmowanej normie.
Rodzaje certyfikacji systemów zarządzania
W obrębie możliwości certyfikacyjnych dostępnych dla przedsiębiorstw z różnych gałęzi przemysłu wyznacza się dziś 4 podstawowe rodzaje certyfikacji systemów zarządzania: certyfikacja systemu jakości, certyfikacja wyboru, certyfikacja usługi i certyfikacja personelu. Zależnie od obranej, prowadzącej do największych korzyści ścieżki, przedsiębiorstwa rozpoczynają swoje starania o certyfikat od podjęcia stosownej decyzji odnośnie poddania się procesowi certyfikacji. Zauważając, że proces certyfikacji systemów zarządzania jest procesem długim i bardzo wymagającym, decyzja ta powinna zapaść we właściwym momencie rozwoju organizacji, dającym gotowość na udoskonalenie procesów bez ryzyka wprowadzenia dezorganizacji.
W samym procesie wdrażania norm wyróżnia się zwykle 8 do 10 etapów przygotowawczych, wśród których istotną rolę odgrywają kwestie takie jak analiza aktualnego systemu zarządzania i porównanie go z wymaganiami danej normy ISO, wprowadzenie w życie procedur wymaganych przez ISO, prowadzenie audytów wewnętrznych kontrolujących skuteczność wprowadzanych zmian i sygnalizujących ewentualne problemy, czy wreszcie wybór odpowiedniej jednostki certyfikującej, która zajmie się formalną stroną całego procesu.
Audyt zewnętrzny – ostatni etap na drodze do certyfikacji
Gdy odpowiedni system zarządzania zostanie już całkowicie wdrożony, a firma będzie dzięki własnym audytom wewnętrznym pewna gotowości do zakończenia procesu certyfikacji, ostatnim etapem prowadzącym do uzyskania certyfikatu będzie właśnie przejście audytu zewnętrznego. Przeprowadzany przez niezależną jednostkę akredytowaną audyt zewnętrzny ma na celu sprawdzenie i potwierdzenie zgodności wdrożonego przez firmę systemu zarządzania z wymaganiami odpowiednich dla niego norm. Pozytywny wynik audytu zewnętrznego oznacza certyfikację systemu zarządzania danym obszarem firmy i uzyskanie certyfikatu potwierdzającego.
Chcąc pozyskać certyfikat i potwierdzić zgodność swoich działań ze światowymi standardami, firma, jako strona audytowana, musi samodzielnie zgłosić się do odpowiedniej jednostki akredytowanej z wnioskiem o przeprowadzenie audytu zewnętrznego. Warto przy tym pamiętać jednak, że każdy wynik negatywny audytu oznacza konieczność wdrożenia odpowiednich zmian i potwierdzenia procesu doskonalenia dokumentacją i faktycznymi wynikami, co z punktu widzenia firmy może okazać się etapem niezwykle stresującym. To właśnie z tego powodu warto dokładnie zweryfikować swoje poczynania podczas audytów wewnętrznych i upewnić się, że podczas audytu zewnętrznego ewentualne problemy nie będą dotyczyły kwestii kluczowych dla integralności systemu zarządzania.
Certyfikacja systemów zarządzania w Polsce
Certyfikacja systemów zarządzania może być przeprowadzona jedynie przez akredytowane jednostki upoważnione do przyznawania oficjalnych, uznanych międzynarodowo certyfikatów zgodności z normami ISO lub innymi normami europejskimi. W przypadku firm polskich, certyfikację mogą przyznawać im zarówno odpowiednio zarejestrowane instytucje krajowe, jak i polskie przedstawicielstwa zagranicznych towarzystw certyfikujących.
Warto podkreślić, że choć metody stosowane przez jednostki certyfikacyjne podczas audytów zewnętrznych mogą różnić się między sobą, sama procedura certyfikacji systemów zarządzania opiera się o te same standardy i zawsze kończy się w ten sam sposób – przyznaniem lub odrzuceniem decyzji certyfikacyjnej. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, firma otrzymuje certyfikat zgodności z normą ISO, którym będzie mogła posługiwać się przez 3 lata. Po upływie tego czasu konieczne jest przejście audytu recertyfikacyjnego, przedłużającego okres obowiązywania certyfikatu i potwierdzający dalszą zgodność firmy z normami ISO, w tym także z ewentualnymi zmianami wprowadzonymi w normie w okresie od uzyskania certyfikatu przez firmę.