Audytor wewnętrzny jest niewątpliwie jedną z najważniejszych i najbardziej odpowiedzialnych postaci w procesie certyfikacji systemów ISO. Jego rola i zadania nie ograniczają się tu wyłącznie do sprawdzania zgodności systemu z założeniami normy i określania obszarów wymagających dalszej pracy.

Dobry audytor wewnętrzny to osoba, która w związku ze swoją ekspertyzą i doświadczeniem może doradzić firmie w sprawie działań udoskonalających jej procesy, prowadzących do uzyskania zgodności z normą ISO. To właśnie audytorzy wewnętrzni odpowiadają za przeanalizowanie luk w obecnym systemie zarządzania i znalezienie obszarów wymagających poprawy przed poddaniem się certyfikacji. Jakie zadania i kompetencje spoczywają na audytorze wewnętrznym, jakie cechy powinna posiadać osoba kandydująca na takie stanowisko i kiedy jej obecność będzie firmie niezbędna?

Role i zadania audytora wewnętrznego

Audyty wewnętrzne stanowią podstawowy element wdrażania, certyfikacji i utrzymania właściwego poziomu systemów zarządzania opartych o standardy ISO i inne normy międzynarodowe. To właśnie audyty wewnętrzne są dziś jednymi z najbardziej powtarzalnych, najczęściej spotykanych, a jednocześnie najbardziej nielubianych przez pracowników działań kontrolnych w firmach z każdej branży na rynku.

Osobą wyznaczoną do ich przeprowadzania jest oczywiście audytor wewnętrzny, którego pierwsze zadanie w firmie na pozycji audytora obejmuje zwykle przeprowadzenie tzw. audytu wstępnego, podczas którego analizowany jest dotychczasowy schemat działań firmy i oceniane są obszary wymagające udoskonaleń i naprawy pod kątem spełniania określonej normy ISO. Prowadzona w ten sposób analiza luk, podczas której zbierane są dokładne dane dotyczące konkretnych procesów i działań firmy pozwala na stworzenie bazy pod rozwój nowego systemu zarządzania organizacją, budowanego w oparciu o wymagania międzynarodowych norm.

To właśnie względem wymagań tych norm wyznaczane będą wspomniane luki, które nowy system będzie miał za zadanie naprawić i całkowicie wyeliminować. Do roli audytora należało więc będzie raportowanie wszelkich błędów i prowadzenie dokumentacji odnośnie wykrytych nieprawidłowości oraz działań podjętych do ich naprawy.

Audytor wewnętrzny to jednak nie tylko człowiek zajmujący się dokumentacją błędów w systemach zarządzania organizacją, ale także firmowy ekspert w dziedzinie ISO, systemach zarządzania i możliwych działaniach doskonalących stosowane w firmach systemy zarządzania. To do audytora wewnętrznego należało będzie zadanie wspierania firmy w zrównoważonym rozwoju i prowadzenie go przez funkcjonowanie ramię w ramię z międzynarodowymi standardami.

Audytor może wspomóc firmę w budowaniu wewnętrznego systemu komunikacji błędów i problemów z systemem zarządzania, zbierając pomysły na doskonalenie działań nie tylko od zarządu i osób zajmujących się projektowaniem i opracowywaniem polityki firmy, ale też wśród pracowników którzy na ostatecznie działanie systemu mają przecież ogromny wpływ.

Podstawowe cechy charakteru i kompetencje audytora wewnętrznego

Odpowiedzialność, jaka jest powierzona audytorowi wewnętrznemu wymaga zestawu wyjątkowych cech osobowości i charakteru od osoby, która o pozycję audytora chce się ubiegać. W wielu przypadkach audytorami wewnętrznymi zostają osoby zatrudnione już w firmie i posiadające odpowiednie przeszkolenie oraz uprawnienia do wykonywania czynności audytowych, jednak i od nich należy wymagać odpowiedniego przygotowania mentalnego i społecznego.

Cechy takie jak bezstronność, obiektywność, umiejętność wnikliwej analizy sytuacji czy spostrzegawczość mają znaczący i bezpośredni wpływ zarówno na skuteczność pracy audytora wewnętrznego, jak i ostateczne wyniki prowadzonego przez niego audytu. Jeśli nie będzie on bowiem w stanie wyciągnąć prawdziwych informacji z pracowników czy zarządu oraz samodzielnie zweryfikować ich ze stanem faktycznym, wyniki audytu wewnętrznego będą zafałszowane i nie wniosą realnej wartości do działalności operacyjnej firmy.

Dobry audytor wewnętrzny to przede wszystkim osoba sumienna, kierująca się w swoich działaniach wysoką etyką pracy i przywiązaniem do reguł i schematów prowadzenia audytów wewnętrznych wpojonych jej podczas licznych szkoleń i warsztatów audytorskich. Wiedza audytora wewnętrznego na temat danej normy ISO powinna być wykorzystywana w pracy w sposób rzetelny, bez pominięcia w sporządzanym raporcie błędów wykrytych podczas audytu i z jak najdokładniejszą analizą wszystkich luk pomiędzy systemem zarządzania a normą ISO.

Zawód ten wymaga też niezwykłego obiektywizmu i bezstronności przy jednoczesnym zachowaniu przyjaznych relacji ze wszystkimi pracownikami danej firmy – audytor nie może pracować trak, by firma zaczęła traktować go jak intruza, ale nie może też pomijać kluczowych dla audytu informacji wyłącznie ze względu na personalne relacje z pracownikami.

Ostatnią z ważniejszych cech charakteru i osobowości audytora wewnętrznego jest jego umiejętność organizacji pracy własnej i innych – audytorzy często nie pracują sami, a z zespołem audytorów, których wyniki badań muszą być na koniec audytu zgodne i dokładnie podsumowane. Wysoka etyka pracy jest tu więc priorytetem gwarantującym oczekiwane rezultaty.

Audyt wewnętrzny – najważniejszy element procesu certyfikacji ISO

Audyty wewnętrzne są pierwszym i bez wątpienia jednym z najważniejszych elementów procesu certyfikacji systemów zarządzania ISO, dlatego też rola audytora wewnętrznego powinna być powierzona osobie zaufanej, sprawdzonej i doświadczonej na polu audytowania systemów zarządzania opartych o międzynarodowe standardy. Same audyty wewnętrzne mogą dotyczyć naprawdę różnorodnych zagadnień związanych z działalnością firmy, dlatego też tak istotne jest by w przypadku norm ISO wykonywały je osoby zaznajomione z wszystkimi szczegółowymi wymaganiami normy i przeszkolone w ich dokładnym interpretowaniu.

Kiedy audytor wewnętrzny może przydać się firmie? Nie tylko na początku procesu wdrażania nowego systemu zarządzania opartego o normy ISO, ale też na każdym późniejszym etapie pracy nad nim, nawet po otrzymaniu przez firmę upragnionej certyfikacji. Audytor wewnętrzny współpracuje z firmą nieustannie, kontrolując stosowanie przez nią systemu zarządzania opartego o konkretną normę ISO i na bieżąco weryfikując wszelkie niedociągnięcia oraz udoskonalenia wprowadzane w jego strukturze.

Każda firma poświadczająca się certyfikatem ISO musi być przygotowana na co najmniej jedna niezapowiedzianą kontrolę ze strony certyfikującej ją jednostki akredytowanej, która jest zobowiązana kontrolować przydzielony przez siebie certyfikat przez cały okres jego obowiązywania wynoszący dla większości certyfikatów 3 lata.

Ponowna certyfikacja jest przy tym oczywiście możliwa – rola audytora wewnętrznego będzie też istotna w momencie nadchodzącego terminu ponownej certyfikacji! Zgodnie z obowiązującymi na rynku audytorów wewnętrzny zasadami, dobrą praktyką jest zdobywanie przez audytorów odpowiednich uprawnień i certyfikatów z rąk akredytowanych jednostek certyfikujących, które nie tylko pozwolą na wpisanie go do oficjalnego katalogu audytorów wewnętrznych, ale też dodadzą wartości prawnej przeprowadzanym przez niego audytom.

Źródła:

• https://samorzad.infor.pl/sektor/finanse/audyt_i_kontrola/388644,Audytorow-obowiazuja-miedzynarodowe-standardy.html
• https://www.iso.org